王瑞玲，女，1964年生，北京人，北京农业职业学院副教授，首都师范大学文学院教育硕士，长期从事文书学、秘书写作、应用文写作及大学语文教学与研究。主持完成北京市社会科学基金项目《北京西南地区散存民间传说整理研究》等人文社会研究项目4项，在北大核心期刊发表《批转、转发、印发性通知规范化标题拟写方法新探》《再谈批转、转发、印发性通知标题中的“关于”一兼与王茂跃同志商榷》《对“非请示性公文”质疑的质疑》等，在《应用写作》《秘书》《北京农业职业学院学报》等发表《择要之法与语句选择》《行政公文行文方向与行文格式对应关系新探》等论文近20篇，编写出版各类教材8部。

　　《通用文书写作技法研究》内容分为绪论、总论和分论三大部分，绪论在对该书所及基本概念——“通用文书”和“写作技法”廓清后，从问题研究的必要性和研究的途径与方法对该书内容研究的源起进行说明。总论是写作理论部分，有纲领性作用，主要针对通用文书写作中基本理论——写作意图的最终实现、写作者主体作用的发挥、行文中的文气坚守、语言模式的恰当选择进行阐释。分论对通用文书中常用的7种法定文书和4种非法定文书的写作技法进行说明，每一个文种都包括一般写作技法和特殊写作技法两部分，这部分内容中包括本人多年教学和科研成果，有些内容此前以论文形式发表在各类相关学术期刊上。
　　《通用文书写作技法研究》所述问题是“写作技法”，在内容安排上力求直奔主题，对每一个文种的定义、特点、写作要求等在必须和够用前提下不作展开，直接进入对技法的说明，这是与一般应用写作类著作不同之处，此其一。其二，该书所述写作技法包括一般写作技法和特殊写作技法，既可引导读者入门，亦可使读者登堂人室。一般写作技法是每个文种的基本写作技法，可供初学者掌握文种写作基本方法之使用；特殊写作技法是本人在教学和研究过程中对各个文种写作规律的独特发现，是该书的精华所在，可供在掌握了基本写作技法后，对文种写作有进一步提高需求者之使用。其三，写作技法是写作学的核心问题，在目前应用写作学研究一片沉寂中，该书针对写作技法的理论阐述多少对应用写作学形成会有助推作用，亦可供学界同人作为研究垫脚石。

　　（一）语言简明
　　语言简明是对实用语体的基本要求，简明是简洁明了或简清明确，明了或明确就是语义要准确明晰；简洁是对表达方式的要求，要用最少的语言表达最丰富的内容。简洁以明确为前提，不明确的语言谈不上简洁，简洁是在明晰基础上对语言更高层次的要求。下面是通用文书做到语言简明的有效方法。
　　1.从表达过程入手
　　语言表达问题是如何将内部语言向外部语言转化、从基本语义向功能语义转化的问题，从表面上看这是语言的问题，内里却是思维的问题，是思维向语言转化的问题。从语言表达本体来看，它是一个选择和控制的过程，选择语句，控制语句；选择合适的语句意义，控制合适的语句顺序，最终实现语句意义与思维意义的最大限度的一致，实现外部语言与内部语言最大限度的吻合。
　　从写作主体来看，我们在写作的过程中，对于在头脑中生成的基本语义用什么语句去表达，是要进行选择和控制的，选择和控制的标准就是我们头脑中对语句的“应然”的认识，就是我们对心目中最佳表达应有的样子的认识。行文中写作主体要对语句选择与控制，而选择和控制的目标是实现最大的表现力或最强的表达效果。表现力的大小、表达效果的强弱主要由两方面决定，一是语感方面，二是美感方面，这两个方面都属于写作主体自身的素质和修养。
　　语感就是语言感觉。马正平认为：“语感就是语言的清通明晰感”，“一般来说，语感就是具有这种一说就清、一说就顺、一说就通、一说就懂的功能。正是凭借着这种功能，人们的言语交际才有可能进行得顺当、迅捷。”①美感是升级版的语言感觉，是在运用语感解决了基本语句表达问题之后，在语言表达晓畅通顺的基础上，能够使语言产生审美意义的一种语言感觉。美感问题与我们要讨论语言的准确表达关系不大，因为它并不关乎准确与否的问题。
　　简明要既明白又简洁。从上可知，表达明白的首要意义是传达的意义准确，要确定。从行文的过程来看，要达到准确，首先要求写作者对客观事物反映要准确，其次要求写作者对基本语义的转换要准确。对客观事物的反映准确，在头脑中形成的基本语义就相对准确，这个基本语义或内部语言越清晰，就越有可能找到清晰的外部语言将其传达出来，内部语言的清晰是外部语言清晰的先决条件。因此，当我们开始写作时，头脑中对想写什么，例如要说明什么、陈述什么、抒发什么、论证什么一定要尽量明确，形成大致的轮廓，确定大致的范围和框架。简洁的问题就是找到合适的外部语言的问题，前面说过，这主要是靠一个人的语感。写作者语感强烈，就可以很容易地形成通顺、清楚的表达语句，否则将会是一个艰难的过程，这就要求写作者平时要加强自己的语感培养，成为一个语言感受力强的人。
　　2.善于利用模糊语言
　　模糊语言是人类语言的组成部分，模糊语言的运用能力是一个人语言表达能力的重要指标之一。对模糊语言的研究始于1970年，我国对模糊语言的研究稍晚。语义层面的模糊语言其定义是： “语言中的词语含有一种不特定的语义所指”①。“不确定”是模糊语言的主要特点，这种“不确定”表现为，模糊性词语表达的概念常常没有明确的边缘，从客观上来说概念的外延是不清晰。虽然如此，模糊语言也有自己的优势，其最大的优势就是弹性表达，因为不像精确语言那样语义确定，所以它的语义在一定范围内是可以缩放的，这样便是增加了语言表达上的弹性。而在一些语言表达的情境中，这种留有余地、可以回旋的表达方式还是很有必要的。无论在书面表达还是口头表达中，很多时候是需要有一定灵活性的表达，这样做的初衷有时可能是当前的表达客观上就无法精确，还有一种可能是主观上有意回避精确表达以免造成后续问题。例如我们有时会利用形式逻辑中的“负概念”进行表达，金属正概念，当要表达除金属之外的其他物质时，因为到底包括哪些物质无法明确，这时可以用“非金属”这一负概念去表达，这就是一种模糊表达。具体说来，使用这些表示负概念的词语来表达常常出于两个原因，要么是包括的范围太大不胜枚举，要么是不必一一枚举，采用负概念反而是一个稳妥的表达方法。而从表达效果上来看，这样的模糊表达方式不仅解决了难以表达的难题，而且还使表达反而显得更加客观和准确。再如，《党政机关公文处理工作条例》“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”①一句中，“非请示性公文”也是“请示性公文”的负概念，这同样也是一种模糊性表达方式，但虽然模糊，并不等于不准确，恰恰相反，这种有一定弹性的表达反而增加了语言的准确性。

第一章 绪论
第一节 通用文书与写作技法
第二节 研究价值与研究方法

第二章 总论
第一节 发文意图的灵魂引领
第二节 主体作用的合理发挥
第三节 行文展开的文气坚守
第四节 语言模式的恰当选择

第三章 法定文书写作技法（一）
第一节 通知写作技法
第二节 通报写作技法
第三节 报告写作技法
第四节 请示写作技法

第四章 法定文书写作技法（二）
第一节 函写作技法
第二节 意见写作技法
第三节 纪要写作技法

第五章 非法定文书写作技法
第一节 计划写作技法
第二节 总结写作技法
第三节 调查报告写作技法
第四节 简报文稿写作技法

参考文献
附录一
附录二
后记