（二）公文办理
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
收文办理的主要程序：一是签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，注明签收时间。二是登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。三是初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。四是承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理；有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。五是传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向并负责盯办，不得漏传、误传、延误。六是催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。七是答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并且根据需要告知相关单位。
发文办理的主要程序：一是复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需做实质性修改的，应当报原签批人复审。二是登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。三是印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。四是核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
公文拟办，是秘书部门对收到的需要办理的公文提出初步处理意见并提供必要的背景材料，供领导审定、决策、批示时参考的一项重要的公文处理程序。拟办不仅是秘书部门的一项重要工作，也是秘书部门发挥参谋助手和综合协调作用的一个重要途径，实际上也是一项辅助决策活动。它是公文处理的基本程序，是供领导批办文件时的参考依据，是提高服务质量和效率的重要环节，是发挥秘书参谋助手作用的有效措施。拟办意见，是在公文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪个部门承办及对承办过程中可能涉及的事项提出的初步处理意见。为使拟办工作细密扎实、拟办意见准确可行，可采取解析法、答题法、沟通法、控制法、追溯法、比照法、体味法、提升法等“拟办八法”。
1.解析法。
认真阅读来文，吃透来文精神，把握来文意图，做到“四个弄清”：一是弄清来文主送和抄送机关，初步确定批办和阅知范围。二是弄清来文是请示性公文，还是报告性公文。掌握的原则是有问题需要答复为“批办”，无问题不需要答复为“阅知”。三是弄清来文的内容与何人、何部门有联系，是何人、何部门主管，需要何人、何部门知悉，从而根据领导分工确定应由哪位领导阅批、需要哪些领导和部门阅知、由谁或哪个部门承办，涉及多个部门职责的应由哪个部门牵头。四是弄清来文的密级和紧急程度，对密级文件按相关保密规定办理。2.答题法。了解掌握来文所涉及的全部情况，分析理清所反映的全部问题并一一做出回答，提出完整准确的办理建议。比如，对国务院和国家部委来文，要明确是否需要承办部门研究提出具体的贯彻落实意见，撰写贯彻落实情况的文字报告；是由承办部门研究办理并直接答复来文单位，还是由承办部门先研究提出意见报经领导审定后再行答复；等等。
拟办意见的撰写无固定不变的格式，但总的原则是要根据来文的内容和需要解决的事项，视不同问题、不同情况、不同要求撰写不同的拟办意见，做到考虑周全、安排合理、条理清晰、语气恰当。
3.沟通法。
拟办意见应力求准确、恰当。在把握不准时，应主动与相关部门、处（科）室核实确认，了解背景情况，摸清来龙去脉，以免因拟办意见不准而造成公文旅行，从而影响公文办理质量和效率。注意征求部门、处（科）室意见是提好拟办意见的重要保证。特别是拟办意见经领导批示后，还需要部门、处（科）室具体落实，所以应注意倾听部门、处（科）室的意见，把有关问题沟通好、协调好，确保给领导提供一个具体明确、切实可行的建议。4.控制法。通过拟办，对公文实行有效控制。一是严格确定文件发送（知悉）范围，依公文内容和工作需要合理确定，尽量做到不多、不漏，即无关部门和人员不多发，有关部门和人员不漏发。其中，对需要翻印的也应加以明确。二是公文内容涉及多部门职责时，要在拟办意见中明确主办部门。三是对紧急重要公文要在拟办意见中明确办结时限。拟办意见要简洁明快、文字准确、观点明确、抓住关键、简明扼要，使人一目了然。
5.追溯法。
为使领导准确批示来文，拟办意见要随有关政策依据、背景资料一并呈送，供领导阅批时参考；如果来文同本机关以前所发文件有关，应将有关文件一并附上；如果来文以前涉及过同类问题，应将过去的来文和处理情况附上；如果有关领导对此类来文做过批示，最好还请原领导阅批；需要请其他领导阅批时，应将原领导批示意见附上或在拟办意见中注明。
6.比照法。
拟办意见既要体现服务性，更要把握内在规律性。一是了解掌握本级党政机关各议事协调机构和临时机构。议事协调机构和临时机构主要是为办理一定时期内某项特定工作而设立的，主要是承担跨部门的重要业务工作及临时突发性事务的组织协调。在日常工作中及时整理汇编并熟悉掌握这些机构情况，有利于明确报批程序和牵头部门，起到纲举目张的作用。二是了解兄弟单位或相关部门办理情况，作为参照并在呈送领导时附加必要的说明。
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