《档案信息资源开发与管理研究》:
1.传统实体档案信息服务模式
传统实体档案信息服务模式指以往的档案信息服务机构工作人员,对实体档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计等,进而为档案需求者提供利用服务。该档案信息服务模式提供的服务主要有:阅览服务、出借服务、复制供应、咨询服务、交流服务、档案证明和档案展览等。这些服务理论和服务方式是在前人的实践基础上积累和总结起来的,是人类智慧的结晶。随着社会的发展以及先进科学设备的引进,传统档案信息服务模式受到一定的影响,但在以纸质档案为主体的中国,以实体档案为单位的传统实体档案信息服务模式仍占据着主要位置。同时,先进技术的引进也加快和推动了传统档案信息服务模式的工作进程。
2.现代网络档案信息服务模式
顾名思义,现代网络档案信息服务模式是档案服务机构利用计算机网络,为档案信息利用者提供档案信息服务的一种服务模式。该模式极大提高了档案信息服务质量和服务效率,同时该服务模式也拓宽了档案信息服务范围,为档案服务事业的进一步发展创造了新的条件。无论是数字档案馆的网络服务,还是现代档案网站提供的档案信息,主要有馆藏档案资源介绍、档案咨询、档案政务、档案展览、档案推送等档案信息;并且大部分省、市都开通了档案网站,这项举措大大提高了档案信息服务效率。现代网络档案信息服务模式主要为利用者提供电子档案信息服务,虽然较为简单方便,但电子档案的安全性和准确性在大数据时代也面临着极大的挑战。
虽然上述两种档案信息服务模式能够分别对实体档案和电子档案提供利用,并且取得了良好的效果,但是在大数据时代,这两种模式也存在着一些问题。对于传统实体档案信息服务模式而言,其服务理论、服务手段和服务设备等急需跟着时代的进步而进行变革,以适应现代化档案利用的需求。对于现代网络档案信息服务模式而言,该模式还未形成较为完善的服务理论,仍然处于初级发展阶段,这需要档案服务工作人员继续努力以促进其快速发展。总而言之,这两种模式既有优点又有缺点,需要档案工作者继续为档案服务事业努力。
(二)大数据背景下档案信息服务模式面临的机遇
在大数据背景下,虽然大数据给档案信息服务带来了挑战,但同时它也为档案信息服务带来了很多机遇,无论是在服务内容,还是在服务模式及服务思想等方面。这就为传统实体档案服务模式和现代网络档案信息服务模式的创新发展带来新的契机。
1.有助于丰富档案信息服务内容
大数据的快速增长为档案服务提供了丰富的档案资源,使得档案服务机构的工作内容能够打破原有的限制,从而提供巨量的档案信息资源。就档案馆而言,其档案资源除了储藏在本馆内的档案资源外,还可以通过与其他档案馆进行档案信息资源共享来实现档案信息资源云共享。这项举措在很大程度上克服了本馆档案资源有限的弊端,为利用者提供丰富而有效的档案资源。所以说这些海量的档案信息资源为档案馆的信息服务提供了内在的硬性支持,使其提供的服务内容更加丰富多样,满足利用者的多方面需求。
2.有助于完善档案信息服务模式
以往的档案信息服务模式基本上都比较倾向于被动服务,档案服务机构很少主动提供服务,而且服务方式极为简单、被动。最常见的服务模式是用户提出查档要求,档案馆根据其需求查找相应的档案信息资源以提供利用;并且利用者还要办理各种利用手续,程序复杂,给利用者带来极大的不便。而在大数据时代,档案服务机构可以在保留原有的服务方式基础上,利用各种电子设备和数据技术扩大服务范围,提高服务质量。同样拿档案馆来说,档案馆提供信息服务应该首先立足于大数据背景,在提高服务水平和服务质量的同时,还应积极主动地向社会发布一些档案信息,进行档案信息推送,提高服务效率。同时,档案馆还要积极发挥电子档案信息资源的作用,扩大电子档案信息资源的利用范围,实现档案数字化。这就要求档案服务机构的服务方式和服务流程都要发生相应的转变以适应现代化的需要,其服务方式也要从被动式逐渐向主动式转变。
3.有助于转变档案信息服务思想
以往的档案信息服务思想,是将档案信息服务看作本机构的一种正常业务来完成,被动而又消极。而在大数据时代,档案利用者对档案信息服务机构的服务质量和水平提出了更高的要求。档案信息服务机构可以以此为契机转变服务思想,从消极被动向主动热情转变。同时,档案信息服务机构要以用户为中心,在满足用户个性化需求的同时也要提供更好的人性化服务。大数据时代为档案服务机构服务思想的转变提供了现实基础,其丰富的档案信息资源使档案服务机构为用户提供准确的解答、优质的服务成为可能。
数字档案馆是在传统档案馆的基础上建立起来的,它与传统档案馆性质一致、基本职能相同,是对传统档案馆的继承和发展。数字档案馆将传统档案馆的功能进一步扩展,使档案馆的社会地位和社会价值进一步提高。数字档案馆的发展将大幅提升档案馆的管理水平和服务能力,且其保夺和再现社会记忆的功能将大大增强。
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