本书以文书难易程度为纬，以日常文书、事务文书、公务文书、传播文书及礼仪文书等为经，涵盖了高职学生在校及未来职业生涯所需的各类文种，共计七个项目。每个项目又包含若干个子任务，每个子任务由情境导入、知识点和能力点、经典例文和实战演练构成。
其中，“情境导入”的设计，旨在给学生创设一个良好的学习氛围，使学生能够轻松地进入角色，进而愉快地学习和训练；“知识点”和“能力点”的确定，是围绕每个学习任务确立的目标和方向；“实战演练”的安排，目的是使学生对本任务学习中的知识点和能力点进行必要的再现和梳理。
另外，项目的开篇设立了学习目标和工作任务，项目结束安排了实战演练。这样的编排，既体现了知识内容的系统性，又突出了技能训练的实操性。同时，本书的编写还特别注重实例分析，并且在实例选择上，本着接近学生实际和适合学生需求的原则，一方面选取与学生群体或个体日常学习和生活密切相关的例文，让学生感受到应用文就在自己的身边，也为学生学习和实践提供较好的参考资料；另一方面选取与学生今后的职业生涯相关的例文，以拓宽学生的视野。
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