祝贺考上心仪大学的学生、投诉态度不好的商家、发邮件介绍自己的工作经验以获得面试机会、撰写项目的工作总结报告……在日常生活中和职场上，总有需要你快速起草一则信息、一封书信，或者一份报告的时候。如何在短时间内组织起得体、准确的词句？如何及时传达信息，实现你的目标？

为了提升人们的写作效率，并通过书面交流实现自己的目标，根据自身长期指导新闻与商务沟通写作的经验，作者创作了这一本人手必备的实用写作宝典，并按照私人社交、职场沟通、纠纷解决等不同使用场景分为11个部分，涵盖了日常生活和工作中的各个方面。在每个部分中，作者按不同的场合分别指出了不同写作类别的应用范围、内容要点，以及需要注意的细节问题，提供了细致而实用的写作指导。

此外，作者还罗列了高频词语、常用句子，为读者快速组织句子段落提供了帮助；每章后面，也展示了范文样例，让读者的写作有章可循，从而可以高效、得体地处理职场与生活中纷扰的一切事务，在人际交往和职场沟通中游刃有余。

这本书非常出色，是一本全面的写作参考书，同时又十分简洁……只要你不是还住在洞穴里的的原始人，就应该备一本做案边书，作为日常沟通写作的参考。

——理查德•尼尔森•鲍利斯，《你的降落伞是什么颜色？》作者

只要自然、发于本心地运用你的诚恳和机智，你就能表达出你的尊重、体贴和诚实，而这三点正是礼仪的准则。《实用写作完全指南》恰恰展示了如何做到这一点。

——佩吉•博斯特，《艾米丽•博斯特的礼仪》作者

第一章

入门

写作是为了达意。要达到这一目标，最好、最快的途径就是使用简洁明白的语言。这听起来非常容易，用上几个简单的原则，也确实容易做到。学会这几个原则，享受有效交流带来的好处。

要说什么

要想读者明白你的意思，第一要素就是你要知道自己想要说什么。这一点听起来挺容易，但大家往往就错在这上面。

动笔之前，从头至尾梳理一下你要表达的内容。无论你要表达的内容有多复杂，梳理一下，你的写作就会容易得多，而且写出来后，效果也好得多。无论是写作还是其他的交流形式，花时间梳理想法，绝对是最有效的准备工作。这种做法有助于培养你分析、整理的技巧。萃取信息，用简单的一句话表达出来——这就是主题信息。

一旦有了主题信息，利用本章节以下的步骤来进一步对主题信息进行展开、整理、提炼，你就能有效地表达自己的想法。

为读者而写

既然是为读者而写，那就请问一问自己这几个基本的问题：

● 我的读者是哪些人？

● 在这一方面，我的读者已经知道了什么信息？

● 我的读者需要了解什么信息？

● 我的读者会有什么样的反应？他们会接纳？他们会反对？或者他们会有敌意？或者他们无所谓？

写下几条关于读者的注意事项。这会帮助你把读者牢牢地记在心里，写作的关注点就不会有错。

例子：你要给部门雇员和公众发布公司开放日的消息。面对这两组读者、两组不同的受众，你应该写两则消息。对于部门雇员和大众，沟通的焦点和内容都不相同。你要思考的是，每一组读者是什么人，他们已经知道了什么，他们还需要知道什么。针对每一组读者的公告应该包括什么内容，你做的提要可能看起来是这样的：

公众

部门雇员

内容

场合/开放日

开放日

原因

新产品/ 背景、发展、好处等

新产品发布

地点

地点和路线指示

具体信息：哪些地方对公众开放，哪些地方对公众关闭

时间

日期和具体时间

日期和具体时间，雇员负责时段的日程表

人物

对公众开放

每位雇员的详细任务

显然，既然是两组不同的读者，你最好写两份公告。在动笔之前了解读者，这对有效交流是极其重要的。

传达信息

有效写作的秘诀在于：动笔之前，洞晓自己想要表达的内容。问自己几个基本的问题，找到核心点：

● 我需要/想要告诉读者什么？

● 通过这一信息，我想要达成什么目标？

● 我想要读者有什么样的反应？

● 读者在阅读我的信息之后，我想要他们做什么？