智云科技，是国内一家专门从事计算机和办公相关技术和资讯研究的团队，该团队由数位具有多年大学或培训班计算机教育经验的资深教师和作者组成，在计算机基础应用、电脑安全与维护、Office软件、图形图像软件等方面有着丰富的教学经验、使用经验和写作经验。图书出版经验丰富，曾出版著作上百部，在市场上获得了良好的口碑。

　　全书共分为12章。第1～5章介绍Excel基础操作，第6～8章介绍Excel数据计算、分析和管理，第9章介绍Excel数据的高级分析，第10章介绍Excel与Word数据共享和协同办公，第11～12章对人事档案管理系统和员工酬薪管理系统综合案例进行了完整创建。此外，本书各章还穿插了丰富的栏目板块，如小绝招、长知识和给你支招等，提高读者的实战操作能力。
　　本书内容系统全面，案例实用，适用于想快速掌握Excel并使用Excel进行商务办公的行政与人事工作的用户，同时还适合不同层次的办公人员、文秘、财务人员和国家公务员等。此外，本书也适合各类家庭用户和社会培训学员使用，或作为各大中专院校及各类电脑培训机构的教程使用。

Chapter 01  开启高效办公前需先了解学习目标

学习目标

办公是每个办公人员都会的技能，但能否高效地办公就不是每个办公人员都会的了。同样的工作，某个人可能只需要一两个小时就能完成，但有些人却要一两天才能做完，这就是办公是否高效的问题了。Excel是Office办公软件系列中人们使用最多的一个组件，要想使用Excel进行高效办公，必须要了解本章的这些内容。

本章要点

　Excel的应用领域有哪些

　Excel经历了哪些版本

　细说Excel三大组成部分

　默认布局不顺手怎么办

　说说隐藏屏幕提示信息

　把隐藏的功能“揪”出来

　将常用功能单独放置

知识要点 学习时间 学习难度

Excel经历了哪些版本 10分钟 ★

细说Excel三大组成部分 10分钟 ★

定制符合个人习惯的操作环境 20分钟 ★★

1.1 Excel的应用领域有哪些

阿智：小白，你知道Excel可以用在哪些领域吗？

小白：Excel嘛，不就是用来记录数据吗？还能做其他的事？

阿智：Excel的功能其实是非常强大的，它可以用在好多领域，帮助人们快速完成数据的记录、计算和管理等。现在我就给你简单介绍一下它最常应用的领域吧。

Excel的基本功能就是数据的记录、计算和分析，在实际生活中，它被广泛应用于日常数据记录、财务数据处理、企业开支预算、行政人事管理等诸多领域。

日常数据记录

Excel在日常数据记录中的应用表现为可记录大型企业每日每人的工作数据和日常销售数据，如图1-1所示；也可用于个人记录自己的每日工作安排等。

图1-1

财务数据处理

财务数据的处理对于大多数人来说都是很复杂的，但Excel强大的计算功能可以让财务数据分析、计算和处理都变得非常简单。如

图1-2所示为年度财务报表。

图1-2

企业开支预算

企业开支是一笔非常庞大的数据，使用Excel可以将各项开支预算清晰明确地列举出来，然后借助Excel分析工具轻松进行分析。如图1-3所示，这是费用预算表。

图1-3

行政人事管理

Excel在行政人事管理中的应用也非常广泛，大到整个人事系统的管理，小到员工各种信息的记录，都可以使用Excel来完成。如

图1-4所示，这是员工考勤信息记录表。

图1-4

1.2  Excel经历了哪些版本

阿智：你知道现在人们正在使用的Excel都有哪些版本吗？

小白：这个怎么会不知道呢，不都是Excel 2010吗？

阿智：不是的。Excel从出现到现在经历的版本可多了，但就目前而言，大多数人正在使用的，可能就只剩下Excel 2003、Excel 2007、Excel 2010和Excel 2013了。

随着人们对数据处理功能的要求不断增加，Excel也一直在更新它的版本。就目前最常见的4个版本而言，虽然它们的功能不断增加，但在基本使用方法上还是大同小异的。

Excel 2003

Excel 2003是目前保留的最古老、最经典的一个版本，其使用的是大多数Windows应用程序使用的菜单式界面，功能一目了然，其主界面如图1-5所示。

图1-5

Excel 2007

Excel 2007是继Excel 2003后的第一个改进版本，其在界面上作了很大的改变，将大多数命令按钮放到了功能区选项卡中，主要命令则位于单击Office按钮弹出的菜单视图中，其主界面如图1-6所示。

图1-6

Excel 2010

Excel 2010是对Excel 2007的再次改进，它沿用了Excel 2007的选项卡式界面，但将某些重要功能放置到了“Background”视图中，其主界面如图1-7所示。

图1-7

Excel 2013

Excel 2013是对Excel 2010的再次改进，其界面棱角更加突出，也更注重网络协同办公，与Microsoft账户完美结合，同时增加了触摸模式，更适合带触摸屏的系统，其主界面如图1-8

所示。

图1-8

1.3  细说Excel三大组成部分

阿智：你知道Excel的三大组成部分吗？

小白：Excel不就是由一个一个格子组成的吗？

阿智：你看到的一个一个格子，只是Excel三大组成部分的其中一部分——单元格。从使用Excel的层面上来说，除单元格外，还有工作簿和工作表两大组成部分。

工作簿、工作表和单元格是应用层面上的Excel的三大组成部分，它们之间存在着包含与被包含的关系，即工作簿是由一个或多个工作表组成的，而每个工作表又是由固定行列数的单元格组成的，如图1-9所示。

图1-9

工作簿

工作簿是Excel文件，用于保存工作表中的所有数据，是工作表的集合。每个工作簿中至少要包含一张工作表，可容纳的工作表上限与使用的版本有关。

工作表

工作表是单元格的载体，由多行和多列单元格共同组成，每张工作表都有固定的单元格数量，其具体数量也与使用的版本相关。

单元格

单元格是Excel三大组成部分中最小的单位，是数据的实际载体。每一个单元格都有其地址，由其所在的行号与列号共同组成。

不同版本的工作表、单元格数量

工作表中的单元格数量与版本密切相关。Excel 2003最多有65 536行×255列；Excel 2007、Excel 2010和Excel 2013均有1 048 576行×16 384列。

Chapter 01  开启高效办公前需先了解学习目标
1.1 Excel的应用领域有哪些 2
1.2 Excel经历了哪些版本 3
1.3 细说Excel三大组成部分 6
1.4 定制符合个人习惯的操作环境 7
1.4.1　默认布局不顺手怎么办 7
1.4.2　说说隐藏屏幕提示信息 8
1.4.3　把隐藏的功能“揪”出来 8
1.4.4　将常用功能单独放置 9
给你支招
固定显示常用文件 10
预览要打开文件的效果 11
设置整个工作簿显示的选项 12
Chapter 02  Excel办公入门操作
2.1 创建员工档案表 14
2.1.1　快速创建空白工作簿 14
2.1.2　工作表的基本操作 14
2.2 完善工资表 16
2.2.1　普通文本的输入 17
2.2.2　有规律数据的输入 17
2.2.3　输入超过11位的数字数据 18
2.2.4　多个单元格输入相同内容 19
2.2.5　输入本列已有内容 20
2.3 编辑员工考勤表 20
2.3.1　常规的查找和替换 21
2.3.2　查找和替换的高级选项 22
2.3.3　数据的移动和复制 23
给你支招
怎样为工作簿设置打开密码 24
让工作簿只能看不能改 25
Chapter 03  高效办公的必会技巧
3.1　编辑员工注册信息 28
3.1.1　从文本文档导入数据 28
3.1.2　使用分列功能拆分数据 30
3.1.3　快速改变数据类型 31
3.2 完善社保缴纳记录 32
3.2.1　同时操作多张工作表 32
3.2.2　同列中不能输入相同数据 33
3.2.3　限制数据的输入选项 34
3.2.4　控制单元格数据的长度 35
3.2.5　输入非法值的错误提示 36
3.3 文件管理中的跳转 37
3.3.1　利用超链接打开指定文件夹 38
3.3.2　在不同工作表间的跳转 38
3.3.3　用超链接打开文件 39
3.3.4　为超链接设置屏幕提示 40
给你支招
直接获取网页上的数据到工作表 41
为有规律的文件批量创建超链接 42
让超链接文本字体不发生改变 43
Chapter 04  表格编辑第一步：格式化
4.1 用主题美化员工月度工资表 46
4.1.1　直接应用主题效果 46
4.1.2　自定义主题 46
4.2 用表格样式美化办公用品领用登记表 48
4.2.1　为单元格区域套用表格样式 49
4.2.2　设置表格样式的显示效果 49
4.2.3　自定义表格样式 51
4.3 用单元格样式美化加班统计表 53
4.3.1　套用单元格样式 53
4.3.2　自定义单元格样式 53
4.3.3　数字格式也能美化表格 55
4.3.4　用底纹突出单元格数据 58
4.4 面试成绩表的动态美化 59
4.4.1　显示数值最大的前3项 59
4.4.2　强调表格中的重复数据 60
4.4.3　用数据条展示数据大小 61
4.4.4　用图标集展示数据 61
4.4.5　巧用规则实现隔行样式 62
给你支招
在自定义格式中加入条件判断 64
判断单个单元格后设置一行的格式 65
Chapter 05  让表格更丰富：对象的使用
5.1 制作公司组织结构图 68
5.1.1　插入SmartArt对象 68
5.1.2　添加和删除形状 69
5.1.3　更改图示布局 70
5.1.4　SmartArt图形的简单美化 71
5.2 手工绘制招聘流程图 72
5.2.1　绘制招聘流程图基本形状 72
5.2.2　在形状中添加文字 73
5.2.3　形状的复制和修改 74
5.2.4　排列和连接形状 75
5.2.5　在自定义图示中添加说明 77
5.2.6　自选图形的简单美化 78
5.3 制作招聘广告 79
5.3.1　在表格中插入并编辑图片 79
5.3.2　创建艺术字标题 81
5.3.3　设置三维效果艺术字 82
5.3.4　用形状装饰广告 84
给你支招
如何修改形状 85
怎样将图片裁剪为任意形状 86
Chapter 06  数据的处理：公式与函数
6.1  写在使用公式函数之前 88
6.1.1　公式让数据计算成为可能 88
6.1.2　函数让数据计算更简单 90
6.1.3　函数嵌套让数据计算更智能 92
6.1.4　单元格名称让公式更直观 94
6.2  人事档案中的自动计算 99
6.2.1　自动生成记录编号 99
6.2.2　根据身份证号填写性别 101
6.2.3　用身份证号提取员工生日 103
6.2.4　根据身份证号填写员工年龄 106
6.2.5　计算员工当前工龄 109
6.3  月度工资中的自动计算 110
6.3.1　计算考勤扣除金额 110
6.3.2　根据职务查询基本工资 113
6.3.3　根据销售业绩计算提成工资 115
6.3.4　计算实发工资 117
6.3.5　制作工资条 122
6.4  考勤管理表中的自动统计 124
6.4.1　自动计算迟到时间 124
6.4.2　根据考勤数据填写考勤统计表 126
6.4.3　判断是否全勤 128
6.4.4　汇总考勤情况 131
6.5  员工参保情况统计中的自动计算 133
6.5.1　个人缴纳社保金额 133
6.5.2　计算员工社保缴费基数 134
给你支招
快速进行加减乘除的计算 136
巧妙隐藏公式/函数 137
Chapter 07  数据的图形化分析：图表
7.1  学历结构分析更适合用图表 140
7.1.1　创建饼图 140
7.1.2　更改图表类型 140
7.1.3　为图表添加一个适合的标题 141
7.1.4　调整图表的大小 142
7.1.5　移动图表的位置 144
7.1.6　使用图表样式美化图表 145
7.2  工作进度管理也适合用图表 148
7.2.1　创建条形图 148
7.2.2　手动调整数据源 148
7.2.3　设置坐标轴格式 150
7.2.4　设置数据系列填充效果 152
7.3  员工工作能力分析可用动态图表 158
7.3.1　利用数据验证控制分类 158
7.3.2　根据分类生成有效数据源 160
7.3.3　根据动态数据源创建图表 162
7.3.4　简单美化图表 163
7.3.5　添加动态文本框 166
7.3.6　组合对象 168
给你支招
如何制作半圆饼图 168
给你支招|如何使用控件控制图表显示 169
Chapter 08  数据管理进阶：排序与分类汇总
8.1  管理和分析考核成绩表 172
8.1.1　最快速且简单的排序方法 172
8.1.2　按行进行排序 172
8.1.3　按单元格颜色进行排序 174
8.1.4　多条件排序 175
8.1.5　自定义排序序列 176
8.2  从人事档案表中选出需要数据 178
8.2.1　进入数据筛选状态就是要快 178
8.2.2　靠前数据能快速筛选出来 179
8.2.3　按日期也能筛选 180
8.2.4　满足多个条件也能筛选 181
8.2.5　自定义多条件筛选 182
8.2.6　使用自动筛选删除空行 183
8.2.7　按颜色进行筛选 185
8.3　 汇总查看面试情况 186
8.3.1　快速创建分类汇总 186
8.3.2　多个汇总字段的分类汇总 187
8.3.3　多个汇总方式的分类汇总 189
8.3.4　将汇总数据分页显示 191
8.3.5　显示汇总部分数据 193
给你支招
如何巧妙恢复到排序之前的顺序 194
在多条件的高级筛选中如何使用模糊
匹配 195
Chapter 09  数据的高级分析：透视功能
9.1　 在工资表中使用数据透视表 198
9.1.1　创建数据透视表 198
9.1.2　设置数据透视表布局 199
9.1.3　设置数据透视表格式 201
9.2　 完善工资表中的数据透视表 203
9.2.1　隐藏和显示明细数据 203
9.2.2　更改数据透视表的汇总方式 206
9.2.3　使用计算字段 206
9.2.4　移动数据透视表 208
9.3　 切片器在人事档案中的筛选功能 209
9.3.1　在数据透视表中创建切片器 209
9.3.2　设置切片器的格式 210
9.3.3　多个报表中实现切片器共享 211
9.4　 使用数据透视图分析工作统计表 212
9.4.1　创建数据透视图 212
9.4.2　更改数据透视图图表类型 214
9.4.3　使用筛选功能改变图表数据 215
给你支招
如何修改添加的计算字段内容 216
这样自定义数据透视表样式 217
Chapter 10  这样才更高效：协同办公
10.1　 人事档案在Excel和Access中共享 220
10.1.1　从Access中获取数据 220
10.1.2　将Excel数据导入Access 221
10.2　 多人共享项目监听复核表 224
10.2.1　在局域网中共享工作簿 224
10.2.2　按用户权限设置编辑区域 227
10.2.3　在修订模式下操作工作簿 230
10.2.4　处理其他人的修订数据 231
10.2.5　新建批注 232
10.2.6　查看批注 234
10.2.7　删除批注 235
10.3　 Excel与Word协作打印工资条 236
10.3.1　在Word中插入Excel表格 236
10.3.2　使用邮件合并添加数据 238
10.3.3　预览和打印工资条 241
给你支招
如何让局域网用户查找到共享工作簿并
进行操作 243
设置密码保护共享工作簿 244
Chapter 11 人事档案管理系统
11.1　 案例制作效果和思路 248
11.2　 制作招聘流程图 249
11.2.1　创建流程图标题 249
11.2.2　制作流程模块 251
11.2.3　添加流程引导线 253
11.2.4　完善招聘流程图 255
11.3　 制作面试通知单 257
11.3.1　制作通知单表头 257
11.3.2　制作通知单主体部分 258
11.4　 制作面试评分表 261
11.4.1　制作评分表的结构 261
11.4.2　设置评分表的样式 262
11.4.3　使用符号标识的重要性 263
11.4.4　自动计算总分和评定 263
11.5　 制作员工登记表 264
11.5.1　自动生成临时编号 264
11.5.2　提供部门选项 266
11.5.3　设置身份证号的有效输入 266
11.6　 制作员工工作证 267
11.6.1　制作工作证样式 267
11.6.2　使用文本框完善对象 270
11.7　 案例制作总结和答疑 271
给你支招
让流程图真正以图片方式显示 272
如何控制“总分”单元格显示为空白 272
Chapter 12  员工薪酬管理系统
12.1　 案例制作效果和思路 274
12.2　 完善员工基本档案表 275
12.2.1　使用函数进行信息完善  275
12.2.2　对信息档案数据进行排序  276
12.2.3　对人力结构进行分析  277
12.3　 制作考勤统计表 279
12.3.1　统计考勤数据 279
12.3.2　计算考勤扣除数据 281
12.4　 制作加班记录表 282
12.4.1　计算加班时长 282
12.4.2　用批注说明时长计算规则 284
12.4.3　累计加班时长 285
12.4.4　使用名称参与计算 287
12.5　 制作薪酬数据表 288
12.5.1　调用工资相关数据 288
12.5.2　整体工资对比分析 289
12.5.3　员工个体薪酬结构分析 293
12.6　 制作和打印工资条 296
12.6.1　制作工资条 296
12.6.2　打印工资条 297
12.7　 案例制作总结和答疑 298
给你支招
数组函数的特殊性 298
规避数据项不出现的情况 299