管理时间，你需要一点窍门
我发现如果我试着同时做多种任务，我常常压力很大，而且不能集中。所以我试着一天中只做一件事，然后尽我所能做到最好。
——季羡林（北京大学唯一终身教授）
科学研究表明，任何人的大脑都无法在同一时间思考两件事，那些看似一脑多用的人，其实是通过几件事之间的快速切换而给人一种“一心多用”的错觉。北大中文系教授傅刚曾经说过：“人一生只能干一件事。”但这并非是说我们一辈子真的就只能做一件事情，而是告诉我们干任何事情的时候都要专心，不能三心二意。一个合格的企业管理者，更应该懂得如何利用有限的时间和精力，去做优先级更高的事情。
美国管理学家科维提出了一种时间管理的理论，叫作“四象限法”，其意是把工作按照重要程度和紧急程度这两个标准进行划分，从而衡量其优先级。
按重要程度划分：对于重要的工作，应投入较多的时间和精力，而不太重要或者不重要的事情，则不必急着去做，或者投入很少的时间去做。很明显，这一标准的原则是重要者优先。那么如何划分是否重要呢？那些必须完成，否则就会有严重影响的事情，就属于重要性较高的。而那些即使没做完也不会有严重后果的事情，则可以不去做，或者委托给他人去做。
按照紧急程度划分：有些工作特别急迫，刻不容缓，自然应该优先处理。然而还有一些工作并不是那么紧急，那么就可以另行安排时间处理。不难看出，优先顺序是紧急事件靠前、不紧急的事件在后。所以，不管是在工作还是生活中，都应该把精力和时间放在紧急工作上，其他的则稍后再说。如果是一名管理者，可以授权他人去做。那么，如何划分是否紧急呢？当天必须完成且不能有丝毫拖延的事情，就是紧急的；反之则是不紧急的。
在现实生活中，事情不仅有紧急程度的差异，还有重要程度的分别，而且往往是二者兼而有之。这时，决定其优先级就要从这两个维度来综合考虑，即优先次序=重要性×紧急性。如果以它们分别为X轴和Y轴，我们就得到了一个坐标系，这样便可以把事情分为四类：
第一象限：重要而紧急的事情。
紧急意味着立刻就要做，而重要则意味着对工作、生活有着重大影响。在现实中，这样的事情不是很多，例如处理工作上的危机、家人生病、朋友之间吵架，这些都是需要立刻去解决的事情。这类事情一旦不及时处理，就会影响自己的正常工作和生活。一味拖延的话，还有可能让事情变得更加糟糕，得不偿失。
在任何情况下，第一象限的事情都是当务之急，必须马上着手解决。这类事情有些是完成事业或实现目标的关键环节，有些可能决定自己生活的质量。相比较于其他事情，这类事情更值得列入优先考虑的序列中。只有这些事情合理、有效地解决，我们才能继续愉快地工作和生活。
第二象限：重要而不紧急的事情。
现实生活中有很多这样的事情，例如某项专业技能的学习、健身计划、一直想要写的文章、读书、年度身体检查等等。这类事情一般都不急迫，但却和一个人或者企业的长远发展有关，有时还是一个人梦想的体现。这些事情在整个人生中都扮演着重要的角色，但由于它们总是不太紧急，而容易被人们所忽视。一般来说，重要的事情，人们都会留有充足的时间来做，或在一定时间内完成。然而，要是整日被琐碎的事情缠身，反而把这类事情搁在一边的话，那么总有一天，这些事情会变成紧急而又重要的事情，只不过那时候再做，可能会付出更多的精力。而且，是否有能力处理好这类事情，在一定程度上反映了一个人的综合能力，也体现出一个人对自己人生的态度。由于紧急性不强，这类事情对人们的催促力不够，所以更应该主动地去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，因此建议管理者应把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。
……
展开
