利用E-mail沟通
E-mail是一种快捷便利的交流工具，通过互联网的传递可以很快地将工作内容告知对方，大大提高了工作效率。而且，做任何事情，都能够有“迹”可循，以避免因对方的无理抵赖而给己方造成损失。
沟通事情，应使用邮件
装修公司的新人小赵，接手了一项工程。因为对方公司委托他发的一批货无法申报，小赵将这一情况用电话方式向对方告知，并声明：如在固定时间内不能将货物的材料备齐，耽误了工作进程由对方承担一切责任。
起初对方答应马上准备材料，可一直到指定时间，对方却依然没有动静。再三催促，对方依然只是推脱。最后，因为货物无法申报，对方老板投诉小赵工作不力。虽然小赵将事情的前因后果向老板做了反映，但因没有凭证，损失只能由公司承担。
事后老板告诉他，对于这类客户，只打电话是行不通的。应该事先给对方发送E-mail告知，并将其内容再发送至其主要负责人，以防对方推脱责任。
对于一些工作上的处理，应时刻留有“后手”。
如有需要，请用抄送
向柳是银行的职员，不久前银行为员工配备了商务手机，并统一进行了培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。
一段时间之后，银行下达指令：所有关键部门的员工，24小时开机，随时处理邮件。消息一出，各路流言飞传，出现了多种关于此举动机的猜测：一说公司里各部门严重推卸责任，出现事故，互相推诿；另一种说法是，前不久公司内部有人趁他人不备，在对方电脑上使用邮件系统发送出一份举报信。总而言之，银行上下所有人，每天都处于高度集中状态。一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就格外认真，工作效率得到极大的提高。
可不知从什么时候开始，这种使用E-mail的工作方式却成了办公室的雷区。
不要随便“回复所有人”
深圳某外企职员小丽，一次接手了一个比较挑剔的客户。很长时间，双方就价格问题一直没能达成共识。在反复沟通20封邮件后，对方误发了一封要函给小丽，要函上记录了双方公司报价的详细经过，包括各级领导的回复意见、买方预期的价格及应对卖方的措施方案。由于事先掌握了对方的资料，小丽的谈判进行得非常顺利。待谈判完成后，小丽仔细研究了这封“要函”的来由。原来发送邮件的职工因疏忽将本该转至公司内部的文件，发送成了“回复所有人”，这才让小丽了解到对方的详情。
其实，类似的情况在日常发送邮件中会经常遇到。在回复邮件时，为了节省时间通常都会直接回复，以至于邮件的题目中会出现一长串的“Re：Re：Re…”。如果不仔细查阅，很容易将其误发。而案例的情况是，前段时间小丽一直与买方进行沟通，保存在收件人经常联系的名单之列。所以，对方错误地将其当成内部人员，以致公司要函外泄。
这件事情告诉我们，电子邮箱应经常清理归类，将不同人员的邮箱分好类别。切不可图省事，盲目地使用“回复所有人”这一快捷方式。
不要随意转发
陈楠是一外企公司的项目经理。在工作汇报时，为图省事他经常将邮件直接转发给领导。一次，陈楠像以往一样将邮件进行了转发。不一会儿，领导将陈楠叫进了办公室。原来领导通过邮件中的地址，判断出陈楠因为图省事直接将公文进行了转发，为此严肃批评了他。
一般情况下，转发的字是灰色的，并且前面会出现“》”的符号。
这件事告诉我们，在精明细致的领导面前，不要试图说谎、偷懒，应尽可能按照要求去做，千万不能图一时的省事而放松了对自己的要求。
老板应事先设置“敏感词汇”
小高在单位从事的是行政工作。不久前，单位的一名员工因对工作不满，在跳槽前向所有公司同事及客户群发了一封“控诉信”。信中除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。
一时间，公司的信誉严重受损。虽然公司严惩了该名员工，但对单位所造成的负面影响极其恶劣。事后，该单位领导购买了一套全新的管理系统。任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动报警，并阻止发送。
这件事情说明：如有一定的基础，应选购完善的管理系统，设置“敏感词汇”以防止类似有损声誉的事情发生。
通过以上这些事例告诉我们：在日常使用电子邮件时，应特别小心谨慎。因为你的一些不经意的举动，很可能通过邮件传达给领导。尤其是在工作中，一定要认真仔细地处理每一封邮件，切不可贪图省事，造成不良的影响。
做一个有时间观念的人
守时不只是一种美德，更是现代人所必备的素质之一。戴尔?卡耐基曾说过：“如果你想和有影响力的人结交朋友，就应该遵守最基本的时间规则。”所以，无论是上下班或是出席会议、晚宴，都应做到准点到达。这不仅是对他人的尊重，也是对自己的一种肯定，是一个优秀员工所必备的良好习惯。因为，大部分的管理者都不喜欢自己的员工迟到。不管你有任何的理由，管理者都会有他的想法。
张鹏是天津一家软件公司的副经理。在一次的月底测评中，他发现手下的员工小刘在一个月内居然迟到了十几次。对于这个情况，张鹏觉得是自己管理不够严格，以致放任这个员工一而再、再而三地犯同一个错误。
原来，张鹏所在的公司主要从事软件研发。他手下的职员多为软件编程人员，这类人大多有“夜猫子”的工作习惯。有时因为要完成工作，会在深夜编程，对此做软件出身的张鹏表示理解。所以，对于公司员工的迟到现象，他大都不太苛求。
上个月，小刘连续三天迟到，见到张鹏只是不好意思地表示因为工作到很晚，以致第二天没能准点上班。看到小刘一脸疲惫的笑容，本想通过批评他来给其他员工敲以警钟的张鹏，最终还是忍住了。可这个月小刘的迟到次数竟多达十余次，以致影响到其他员工，他们也陆续出现了迟到的现象。面对这个情况，张鹏感到很是棘手。因为工作的特殊性，对于迟到这个可大可小的问题。如果批评得太厉害，张鹏担心员工的承受能力；可如果不批评，迟到现象会不断地传染。一时间，张鹏很是苦恼。
同样的问题，除了张鹏，还困扰着山东一家广告公司的总经理陈爽。不久前，她将废弃了一年之久的考勤机又重新装上。原来，去年的时候，陈爽考虑到不少员工要在夜里加班做文案比较辛苦，她认为白天可以适当地宽容一下，让员工多一点休息的时间。所以，她把考勤机卸下，让大家自己灵活掌握时间。可是一年的时间下来，陈爽发现员工们的上班时间都有慢慢向后推的趋势，且工作越来越散漫。无奈之下，陈爽只得重新用上了考勤机。
其实，就“迟到”这个现象而言，我们不能由此认为员工不热爱自己的工作。因为他迟到很可能是因为前一天加班工作到很晚，影响到休息，以致错过了上班的时间；也可能是因为遗忘了什么重要的文件，在往回赶的途中不小心错过了班车。但无论是用怎样的理由来解释，都不能掩盖他迟到的这个既定的事实。因为，迟到形成一种习惯，员工自己很容易因此而变得懒惰，而你的领导也容易就此产生对你不利的看法。公司既然规定了上班的时间，员工就一定要遵守，不然还有什么纪律性可言。而一个总是迟到的员工，即便其他方面他再怎么出色，也会影响到自己在同事和上司心目中的良好形象。所以，千万不要迟到，偶尔迟到一次，自己也要学会处理技巧。
从经济学的角度来分析，迟到者往往遵循了个人收益最大化的原则。如果迟到者贪睡二十分钟并没有迟到，那么他就赚到了这二十分钟的睡眠收益；如果迟到者贪睡二十分钟的结果是他迟到了，那么他的公司就要承担可能带来的损失，比如错过关键的电话或者耽误了重要的会议。当然，还会影响到办公室内其他人员的工作情绪。
然而，迟到往往是一种习惯。爱迟到的人，绝不仅限于每天早上狂奔打卡的这一举动。他们很可能在其他的约会场合也会迟到，让他人等候。对于他们而言，很难理解为什么要提前15～30分钟的时间赶到约会地点，默默地等待别人。也许，在他们看来这是一种浪费时间的表现。
当然，这些迟到者之所以会养成总是迟到的习惯，在很大程度上是由于领导或其他同事的宽容所致。因为他并没有因迟到受到应得的责备和惩罚，所以让迟到者养成了一种侥幸的心理，他认为即使迟到也不会有什么太大的影响。事实上，对于迟到者，上司和同事的沉默往往并非默许，而是容忍。当容忍到了一定限度时，迟到者可能会得到“缺乏时间观念”“责任感差”“作风懒散”“不可靠”等有损职业形象的负面评价。而且，评价者永远无须对被评价者解释什么。
由此可见，是否遵守时间直接影响了一个人的声誉。在欧美的商业界、学术界以及社交领域里，守时是判断一个人是否值得信赖的基本标准之一。通常在孩童时期，学校便会教育孩子懂得守时的重要性。对孩子们来说，铃声就是指令，是必须遵守的纪律准则。
当然，也不是说守时的标准就一定那么苛求。也有一些本身不愿迟到，却因一些客观原因所导致的情况发生，如：堵车、临时有事等。针对这些情况，在一些社会和商业礼仪中有过相关的规定，如：赴约时晚到几分钟，应事先打电话进行通知等。根据湖北宜昌的一家外企销售代表小李介绍，如果拜访客户，而不能在公司规定时间返回时，他都会提前用客户处的电话打给领导，以消除不必要的猜疑与误会。
通过这些事例我们可以发现，其实有很多种方法可以防范迟到的发生，如：每天将闹铃提前10分钟，或是将表拨快一刻钟，等等。只要你愿意，即使工作到很晚，也照样能按时上班工作。
山西一家工程公司的业务员小吴，长期以来工作都很敬业。去年下大雪堵车的那天晚上，他回到家中已将近深夜12点。第二天早上，虽然公司其他职员不少人都迟到了，可小吴依然是最早到达公司的人。小吴严守公司时间纪律的行为，让领导很是感动。而且，他平日的工作表现也相当地不错，公司领导当即提拔他为项目负责人。
天道酬勤。有时机会就摆在眼前，关键看你怎么去把握。虽然守时在平常人看来是微不足道的小事，但是通过长年累月的表现，可以反映一个人的工作状态。
如果想得到他人的尊重和信任，那么首先就应该学会如何去尊重他人，而守时就是一种尊重他人的表现。不要把它当成一件小事来对待，它代表了你的素质和做人的态度。一旦你不守时，你就有可能失去影响力。这也是守时的人能赢得老板、员工、货商、顾客，以及每一个人好感的根本原因。
在职场中，只有善于观察把握机会的人，才能真正地笑到最后。因此，不要将公司的纪律当成儿戏。公司既然制定了上班的时间，就必须要遵守。不要把一时的侥幸逃脱误认为领导的默许，从而毁掉自己在他人心目中的形象、信誉。
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