John M. Lannon（作者），美国麻省大学达特茅斯分校的名誉教授，负责写作方面的课程。他主持开发了本校“专业写作”本科课程，随后共同开发了文科类硕士研究生项目中的“专业写作”课程。他还曾任教于爱达荷大学、斯特拉斯堡大学等高校，在多家公司和政府机构担任过通信顾问，在医学实验室工作7年，有丰富的写作实践经验。
　　王朔中（译者）教授，博士生导师。1966年毕业于北京大学无线电电子学系。1982年获英国伯明翰大学博士学位。主持完成科研近30项，涉及水声学、图像处理、信息安全、电子工程等领域。曾获国家档案局科研成果一等奖，发表国内外学术期刊论文180余篇，国际会议论文60余篇。

　　本书在前12版的基础上进行了彻底的改写，以适应职场中交流沟通的新动态，适应 如今掌握先进技术、具有多元化素质和全球视野的从业人员。 本书深入讨论各类文档从形式到内容的各个环节，并给出了题材广泛的应用实例， 以及实践性很强的练习，这些内容涉及工程技术、环境保护、医疗卫生、文化教育等 众多领域。通过对求职应聘、网上交流、演讲展示、团队合作等的讨论，兼顾传统信息 载体和网络数字媒介的均衡处理，围绕网页制作和社交媒体等流行技术，本书向读者 传授了信息时代进行专业通信交流的重要技能。 本书适用于学习科技和商务通信的大学生、科研人员和工程师、科技产品及服务 的营销人员、职场中需要进行日常写作和口头演示的专业人士。

　　第16章公务信函
　　第16章公务信函
　　我在这个岗位第一年学到的一件事，就是懂得在职场中信函是一种特殊的通信类型：比起典型的备忘录、电子邮件、语音邮件等方式来，信函应该更受重视。每封信都要花时间起草、修改、打印、校对。在这个过程中会进行少量改动，或者是数不清的改动，有时我还要请更有经验的同事审阅，在此之前决不会把信发出去。我认为任何一封有效信函都是作者经过深思熟虑做出决定的结果。
　　——FosterJankovich，保险公司理算师
　　本章学习目标
　　-了解何时需要写信，而不是通过备忘录或电子邮件来交流。
　　-明确职场信函的标准组成和可选成分。
　　-遵循常规的书信格式。
　　-认识书信中使用恰当语气的重要性。
　　-理解书信有全球的和道德的含义。
　　-了解如何传递坏消息和不受欢迎的信息。
　　-学会写咨询函、诉求函、推销函、调整信（对投诉的答复）。
　　作者经常有理由通过比备忘录或电子邮件更加正式和更具私人性质的方式进行交流。一封精心撰写的书信适合于下列情况：
　　-个性化的通信，使人感到这是专门为收信人准备的消息。
　　-给人一种庄重而专业的印象。
　　-代表你的公司或机构。
　　-提出理性的，经过仔细推敲的主张。
　　-
　　何时应该写信而不是备忘录或电子邮件
　　对客户、买方、任何外单位人员做出响应。
　　-提供官方通告或记录（如采取法律行动或确认一项口头协议）。
　　书信经常具有说服性质（见第3章），因此用适当的语气与收信人沟通十分重要。由于你的签名表明了你对信息（可作为司法文档，见图16.1）的认可，以及你所承担的责任，所以精确性是极为关键的。
　　考虑收信人
　　本章涉及四种类型的信函：咨询信、诉求信、推销信、调整信。（求职信和发文信函分别分别在第17章和第22章讨论。）
　　16.1受众和目的
　　职场中信函的写法在总体上取决于收信人和写信目的。
　　首先考虑收信人：谁将收到这封信？（如有可能，要有收信人姓名，而不只是职务。）你和收信人之间是什么关系？对方是不是潜在的雇主、客户、同事、陌生人？收信人期望什么样的信息，正式程度如何？此人对你的信可能有何反应？事先回答这些问题有助于你的信能实现与收信人之间的良好沟通。
　　考虑写信目的
　　其次要关注你的目的：你希望收信人读了信之后会做些什么？提供一份工作，给出一个忠告，答应一个请求，还是接受一则坏消息？你头脑里是否有多重目的，例如对一个故障产品索取赔偿，同时又要维持与供货者之间的商务关系？事先回答这些问题可帮助你写出一封能够达到目的信函。
　　16.2信函的组成、格式、设计元素
　　职场中大多数信函具有相同的基本构件。这种符合常规而可预测的安排使收信人能立即找到所需要的内容，见图16.1[1]。
　　图16.1职场中书信的标准构成：作者很仔细地规定了确切的修理项目和价格，不仅如此，还指出了未包括在估计之内的项目。如发生法律诉讼，一封正式信函表明发信人方面的合同义务
　　图16.1中信函主体的译文如下：
　　我已经检查了水管破裂导致您家里的损坏情况，认为以下修理项目是必需的，而且应立即进行：
　　外部：
　　拆除吊顶下面的胶合板底部
　　更换损坏的隔热层和水管
　　清除地板骨架中所有堆积的冰
　　根据需要更换胶合面板和表面处理层
　　楼下西北卧室：
　　拆除并更换所有的石棉水泥板，包括壁橱
　　拆除并更换所有的门框和踢脚板
　　拆除并修理窗台延伸部位和装饰嵌线
　　拆除并重装电加热器
　　重新喷刷天花板，重新油漆所有表面
　　对损坏修复的这一评估尚不包括地毯、瓷砖、树脂地板的修理和/或更换。另外，评估中假定主要楼层的胶合板底层地板没有严重受损。
　　LeverettLand&Timber公司提议进行上述损坏修理，提供必需的材料和人工，费用总计壹万陆仟壹佰捌拾美元（$16180）。
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第1篇  职场中的交流沟通
第1章  科技交流概论 3
1.1  什么是科技交流 3
1.2  科技交流是一种数字化人际交往 4
1.3  科技交流的受众遍布全球 4
1.4  科技交流是大多数职业的工作内容 5
1.5  科技交流沟通人员要扮演多种角色 6
1.6  科技交流的主要特点 6
1.6.1  面向读者 6
1.6.2  易于接受并且有效 7
1.6.3  通常是团队合作的结果 7
1.6.4  纸质版本和电子版本 7
1.7  科技交流的目的 9
1.7.1  提供信息的文档 9
1.7.2  指南性的文档 10
1.7.3  说服性文档 10
1.8  如何准备有效的科技文档 10
第2章  适应受众需求 14
2.1  分析文档受众和目的 15
2.1.1  首要受众和其他受众 15
2.1.2  你和读者之间的关系 15
2.1.3  文档的目的 15
2.1.4  首要目的和次要目的 16
2.1.5  文档的预期用途 16
2.2  评估读者的科技背景 16
2.2.1  高度技术性的受众 16
2.2.2  半技术性受众 17
2.2.3  非技术性受众 18
2.2.4  具有不同技术背景的受众 19
2.2.5  基于Web面向多类受众的文档 19
2.3  确定受众的文化背景 20
2.4  设想读者的偏好 21
2.4.1  篇幅和详细程度 21
2.4.2  格式和媒体 21
2.4.3  语气 21
2.4.4  时间要求 22
2.4.5  预算 22
2.5  编写一份读者和目标概要 23
2.6  文档可用性检查 24
第3章  说服你的受众 28
3.1  确定要说服的具体目标 29
3.2  尝试预计受众的反应 30
3.3  预期受众的抵制 31
3.4  学会与受众沟通 31
3.5  要准备妥协 33
3.6  要求明确的反应 34
3.7  不提过分要求 34
3.8  了解所有的约束条件 34
3.8.1  组织机构的约束 35
3.8.2  法律约束 35
3.8.3  道德约束 36
3.8.4  时间约束 36
3.8.5  社会和心理学约束 36
3.9  对你的诉求提供有说服力的支持 38
3.9.1  提供充足的理由 39
3.9.2  论述共同的目标和价值 40
3.10  考虑文化因素 40
3.11  形成你的论证 44
第4章  权衡道德操守 48
4.1  什么是职场中的不道德交流 49
4.2  了解违反道德规范的主要原因 49
4.2.1  屈服于社会压力 50
4.2.2  误将群体思维当作团队合作 50
4.3  了解通信滥用的潜在可能性 51
4.3.1  压制公众需要的信息 51
4.3.2  掩盖利益冲突 51
4.3.3  对技术的夸大宣传 52
4.3.4  篡改和伪造数据 52
4.3.5  使用掩盖真相的图像 52
4.3.6  窃取或泄露专属信息 52
4.3.7  滥用电子信息 52
4.3.8  截留他人工作所需信息 53
4.3.9  从文化差异中谋求利益 53
4.4  用批判性思维做出道德判断 53
4.4.1  道德判断的合理准则 53
4.4.2  两难的道德抉择 54
4.5  预期某些困难抉择 55
4.6  不要仅仅依赖法律准绳 56
4.7  认识剽窃 57
4.7.1  公然剽窃和非故意剽窃 57
4.7.2  剽窃和互联网 58
4.7.3  剽窃和你的职业生涯 58
4.8  确定何时以及如何举报剽窃 59
第5章  团队合作和全球考虑 65
5.1  团队合作和项目管理 65
5.2  虚拟会议 68
5.3  面对面的会议 68
5.4  团队中的冲突来源 69
5.4.1  人际差异 69
5.4.2  性别差异 70
5.4.3  文化差异 70
5.5  处理团队中的冲突 70
5.6  通过积极倾听消除差异 71
5.7  创造性的思维 72
5.7.1  从召集智囊会议开始 72
5.7.2  信息化智囊会议 72
5.7.3  思维导图 73
5.7.4  情节脚本 74
5.8  审阅和编辑他人的工作 74
5.9  职场合作中的不道德行为 75
5.9.1  胁迫同事 76
5.9.2  攫取他人成果 76
5.9.3  隐瞒信息 76
5.10  团队合作中的全球考虑 76
第6章  科技写作过程概述 83
6.1  写作过程中的批判性思维 84
6.2  一个写作实例 84
6.2.1  处理信息 86
6.2.2  设计文档 87
6.2.3  起草文档 89
6.2.4  修订文档 89
6.3  最后一步：校对 92
6.4  数字技术和写作过程 93
第2篇  调 研 过 程
第7章  对调研过程的批判性思维 99
7.1  提出恰当的问题 100
7.2  寻求平衡的观点 101
7.3  要有足够的调研深度 101
7.4  评估你的发现 102
7.5  解释你的发现 103
7.6  初级信息来源和次级信息来源 103
7.7  挖掘次级信息源 103
7.7.1  基于网络的次级信息源 104
7.7.2  用Google寻找次级信息源 104
7.7.3  用维基百科寻找信息源 104
7.7.4  其他网上次级信息源 104
7.7.5  传统的次级资料来源 108
7.8  挖掘初级信息源 110
7.8.1  主动征询 110
7.8.2  获取信息的访谈 111
7.8.3  调查 113
7.8.4  观察和实验 117
第8章  对信息的评估和解释 122
8.1  评价信息来源 123
8.2  评价证据 124
8.3  解释你的调研结果 125
8.3.1  确认你的肯定程度 125
8.3.2  考察调研工作背后的假设 126
8.3.3  警觉个人偏向 126
8.3.4  考虑其他可能的解释 127
8.4  避免歪曲的和不道德的推理 128
8.4.1  错误的推广 128
8.4.2  错误的因果推理 129
8.4.3  错误的统计分析 130
8.5  承认研究的局限性 133
8.5.1  有效性和可靠性的障碍 133
8.5.2  研究中的瑕疵 134
8.5.3  欺骗性报告 134
第9章  调研结果和其他信息的提要 139
9.1  考虑读者和目的 139
9.2  读者对提要的期望 140
9.3  撰写提要的一个实例 142
9.4  特殊类型的提要 145
9.4.1  结尾提要 146
9.4.2  信息性摘要（“提要”） 146
9.4.3  描述性摘要（“摘要”） 146
9.4.4  执行摘要 147
9.5  撰写提要中的道德问题和全球考虑 148
第3篇  科技文档的结构、风格、形象化设计
第10章  面向读者确定写作结构 153
10.1  职场中文档的典型形式 153
10.2  大纲 156
10.2.1  制定大纲的策略 156
10.2.2  正式大纲 156
10.3  脚本 159
10.4  段落 160
10.4.1  支持性段落 160
10.4.2  论点句 161
10.4.3  段落一致性 161
10.4.4  段落连贯性 161
10.4.5  段落长度 162
10.5  分块组织 163
10.6  提供概览 164
10.7  面向全球受众组织文档 165
第11章  符合专业风格和语气的文档编辑 168
11.1  使文档清晰 169
11.1.1  避免代词指代不清 169
11.1.2  避免模糊的修饰用语 170
11.1.3  消除修饰性名词的堆叠 170
11.1.4  安排词序实现连贯和强调重点 171
11.1.5  尽量使用主动语态 172
11.1.6  有选择地使用被动语态 173
11.1.7  避免过分臃肿的句子 174
11.2  使文档简洁 174
11.2.1  避免烦琐的短语 175
11.2.2  去除冗余 175
11.2.3  避免不必要的重复 175
11.2.4  避免句子中的There开头语 176
11.2.5  避免某些句子的It开头语 176
11.2.6  删去不必要的前言 176
11.2.7  避免软弱的动词 177
11.2.8  避免过多的介词 177
11.2.9  避免名词化 178
11.2.10  变否定为肯定 178
11.2.11  清除堆砌的单词 179
11.2.12  删去不必要的限定语 179
11.3  使文档流畅 180
11.3.1  整合相互关联的思想 180
11.3.2  改变句子结构和长度 182
11.3.3  用短句表示特别强调 182
11.4  精确用词 183
11.4.1  优先使用简单的和熟悉的词 183
11.4.2  避免无用的行话 184
11.4.3  选择性使用缩略词 185
11.4.4  避免陈腐 185
11.4.5  避免引起误导的委婉语 185
11.4.6  避免夸大其词 186
11.4.7  避免不精确的用词 186
11.4.8  要明确、具体 187
11.4.9  用类比使画面更清晰 187
11.5  调整语气 188
11.5.1  考虑有时使用缩略形式 190
11.5.2  直接对读者讲话 190
11.5.3  在适当情况下使用第一人称 190
11.5.4  尽量用主动语态 191
11.5.5  强调正面 191
11.5.6  避免过分非正式的语气 191
11.5.7  避免个人偏向 192
11.5.8  避免性别歧视用语 192
11.5.9  避免所有类型的冒犯用语 193
11.6  考虑全球语境 194
11.7  用词的法律和道德意义 195
11.8  风格、语气、电子邮件 196
11.9  有效利用电子编辑工具 196
第12章  形象化元素设计 201
12.1  为什么形象化元素很重要 201
12.2  什么时候使用形象化元素 203
12.3  可考虑的形象化元素类型 203
12.4  如何正确选择形象化元素 205
12.5  表格 206
12.6  图解 209
12.6.1  柱状图 209
12.6.2  线条图 212
12.7  图表 215
12.7.1  饼图 216
12.7.2  组织图 216
12.7.3  流程图 217
12.7.4  树状图 217
12.7.5  甘特图和PERT图 218
12.7.6  象形图 219
12.8  图示 220
12.8.1  各种图 221
12.8.2  地图 223
12.9  照片 224
12.10  视频 226
12.11  软件和可下载的图像 227
12.11.1  使用软件 227
12.11.2  使用符号和图标 227
12.11.3  通过网站获得对图形的支持 228
12.12  使用颜色 228
12.13  道德考虑 231
12.13.1  展示真实的图像 231
12.13.2  展示完整的图像 231
12.13.3  不要误用畸变进行强调 232
12.14  文化考虑 233
第13章  页面和文档的设计 240
13.1  职场文档的页面设计 240
13.2  页面设计如何改变文档 241
13.3  当今职场需要的设计技巧 243
13.3.1  桌面出版 243
13.3.2  电子出版 243
13.3.3  使用样式表和样式指南 243
13.4  适合于读者的文档设计 244
13.4.1  页面形式 244
13.4.2  单词和字母的样式 248
13.4.3  加入强调 251
13.4.4  使用标题以便访问和定位 252
13.5  页面设计中的受众考虑 254
13.6  设计数字文档 255
13.6.1  网页 255
13.6.2  在线帮助 256
13.6.3  Adobe Acrobat和PDF文档 256
13.6.4  光盘和其他媒体 256
第4篇  文档类型及其应用
第14章  备忘录 261
14.1  受众和目的 261
14.2  备忘录的组成和格式 262
14.3  备忘录的语气 265
14.4  备忘录的常见种类 267
14.4.1  资料传递备忘录 267
14.4.2  概要或跟踪备忘录 268
14.4.3  各种日常备忘录 268
第15章  电子邮件和短消息 273
15.1  电子邮件的组成部分和格式 273
15.2  受众和目的 275
15.3  电子邮件的风格、语气、礼节 275
15.3.1  个人之间的问题和电子邮件 277
15.3.2  使用针对问题的正确工具 278
15.4  电子邮件中使用形象化元素 278
15.5  电子邮件的道德和法律问题 279
15.5.1  版权问题 279
15.5.2  隐私问题 279
15.6  使用电子邮件的全球性考虑 280
15.7  短消息 283
第16章  公务信函 287
16.1  受众和目的 287
16.2  信函的组成、格式、设计元素 288
16.2.1  标准组成部分 289
16.2.2  可选部分 291
16.2.3  格式和设计特征 292
16.3  书信的语气 294
16.3.1  确立并保持面向“你”的视角 294
16.3.2  礼貌而得体 294
16.3.3  使用通俗易懂的英语 295
16.3.4  确定直接或间接的组织样式 296
16.4  全球考虑和道德问题 296
16.5  传递坏消息或不受欢迎的信息 298
16.6  常用书信类型 300
16.6.1  询问信 300
16.6.2  诉求信 303
16.6.3  推销信 306
16.6.4  调整信（对投诉的答复） 308