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满是胶水的报销单
早上9点,昨天敲定的新人就来报到了,一进财务室,看那双忽闪忽闪的大眼睛,就知道是个伶俐的人。小姑娘来这里只有一个目的,就是代替将要休产假的出纳小刘,任务艰巨哟。
9点30分,销售雷师傅满头大汗地跑进来,见了小刘就咧嘴笑,原因无他,只因为他手中的塑料袋里装了半袋子没贴的票据。
看来是他自己的任务没完成,这是来撞大运的,看看小刘会不会给他贴。往常他准会挨个白眼然后自己乖乖贴票,可是今天却走运了,因为有新人。
“会贴票吗?”小刘微笑着问。我知道她的笑容背后藏着“阴险”。“嗯,会。”小姑娘回答得很干脆,看来有门儿。
贴票一般都是有报销需要的人才要做的,涉及钱款的多少,还是要自己算好,所以财务是不会管的。最多也就是教教你怎么贴,再根据你贴好的票据算出金额,经过你的确认,领导签完字,把钱给你就得了。
但是,贴票其实是一项财务必备的技能,票贴得好坏会直接影响到会计复核的工作和凭证装订的工作。
以前的“粘贴单”都是自己用白纸做的,要根据凭证的大小剪裁。现在简单了,会计用品店都可以买到,省去了很多麻烦。
一张粘贴单上可以有大小不一的票据,贴票据的时候要从粘贴单的尾部贴起,第一张票据的右边要和粘贴单的右边对齐,然后一张压一张地向左移,类似横向平行的楼梯。最后一张不要贴到粘贴单的最左边,而是要贴在粘贴单左边的黑线上,之所以这样要求,是因为票据太靠左边贴,装订凭证的时候会被钉住。
以上是大家最常用的一种贴票方法,但是这种方法经常出现一个问题,就是粘贴好的票据等到月底装订完,中间有时会鼓起来,影响美观。
我经常用的一种方法可以避免这种情况,就是贴着粘贴单左边的黑线从最下边开始贴,一张压一张做向上的楼梯运动,一张粘贴单要是贴过路费,可以贴三组。当然也不是所有票据都可以这么贴,比如出租车的发票就不行。
可以结合这两种方法进行,活学活用,贴票这个事情可以锻炼耐性,无聊时还可以打发时间。
我们的新生力量开始干劲十足地贴起了票,不知不觉过了一个小时,我侧头看了看,贴得很整齐,不过似乎有点太整齐了。
“呀,你贴得还不错。”小刘看起来很满意。不过这满意只维持了三分钟。“你怎么这样贴,你没看人家把票都扎成捆,票据后面还写着去哪里了吗?你怎么把捆都打乱了,把一样的都贴到一起了!”
“这样好看呀,按人名分不就可以了吗?”胆大包天的小姑娘居然敢挑战孕妇。
“你是财务专业毕业的吗?谁教你的?”孕妇怒了。
你看,这问题就来了,学校一般是不教这些的,因为有些实际工作中的经验是学校教不出来的。
贴票不能为了好看,把一样的票都贴到一起,要按项目来贴,比如雷师傅是销售人员,就要把票据按地点分好然后贴在一起。
如果票据太多,可以贴在多张粘贴单上。领导签字确认并且报销以后再附上一张记账凭证,将出差地点、事由以及对方公司分别写清楚。再比如,接货送货的人员也要把关于每批货所用的合理花费分开来贴,这样不只看着舒服,还方便成本的统计与核算。
不要以为销售人员拿奖金提成,只要按人名计算费用就万事OK,我们还要计算每笔业务的费用以及成本,所以要按项目记,不可以马虎。
看着小姑娘低头忙活着,我也真替她掬一把同情之泪,第一次贴票还碰上了一位荷尔蒙分泌过多的准妈妈,实在有些可怜。不过年轻人碰碰钉子也是好事,虽然有时这钉子可碰可不碰。
小刘以一手托、一手抚的动作,又去视察工作,那张有些小肿的脸上透着满意,低下头仔细观察三分钟后说:“票据张数没写。”显然,那小肿的脸没有刚才满意了。其实这个错误很小,但是很重要,这就体现了做财务工作一定要细致。
粘贴单上的票据张数一定要写,以备将来审查复核。如果出现金额错误,不光要重新计算金额数,还要看看是不是票据少了,这就要求贴票的时候每一张都要贴牢,避免时间久了,票据会脱落,成摞装订好的凭证放在一起,要是掉出来一张,以后对不上账会很麻烦。
新来的小姑娘总算是让小刘满意了,不过还有一个贴票的经验:胶水虽然粘得很牢,不容易掉,但却是液体状的。当把一摞票据粘贴好后,整张粘贴单和上面已经贴好的票据经常会被弄得湿漉漉的,出现错误或者要调整时,如果票据纸张比较薄,揭开的时候很可能使该张票据“身首异处”。
所以建议贴票时还是尽量不要用胶水,建议买质量比较好的胶棒,用起来也方便,可以想贴哪里就在哪里涂上胶,比较随心所欲,还不会弄得满手胶水,也干净了许多。
报销流程
票据贴完了,小刘果断地拿起电话叫雷师傅来财务室,将贴好的票据交给他,让他自己算好金额顺便找销售部主管签字,然后再拿上来。
这些票据再次回到财务室的时候,雷师傅已经找销售主管签完字了。小刘接过票认真地审核,看是否有错误,之后才拿给主管会计签
字。如果主管会计是个非常谨小慎微的人,那么还会复查一遍,如果不是,则会直接签字。至此,这张报销单就完成了,可以填写凭证了。
虽然现在基本都是电脑办公,用的是财务系统,但凭证还是必须填的。报销凭证怎么填,要看这笔钱是否是提前预支的,这里我就简单说一说。
(1)第一种情况:
①如果是提前给员工支款,那么在预支时就先做一笔记录:
借:其他应收款——预支人姓名(为了方便查找,也可加上预支人
部门)
贷:库存现金
预支人来报销时:
借:销售费用(或其他费用,根据员工所在部门而定)
贷:其他应收款——预支人姓名
②如果预支的钱没花完,退回了一部分:
借:销售费用(或其他费用,根据员工所在部门而定)
库存现金
贷:其他应收款——预支人姓名
③如果预支的钱不够:
借:销售费用(或其他费用,根据员工所在部门而定)
贷:其他应收款——预支人姓名
库存现金
(2)第二种情况:
如果没有提前预支款项,那么就很简单了:
借:销售费用(或其他费用,根据员工所在部门而定)
贷:库存现金
第二种情况比较简单,但我还是倾向于第一种,因为看着清楚明白,而且不用员工自己垫钱。
我伸了个懒腰,今天上午过得真快,已经到了吃饭的时间,我拿起饭盒自告奋勇地领着那个可怜的小姑娘去吃饭,顺便给孕妇打饭。