六、邀请嘉宾时的注意问题
（1）由于文化差异，通常而言在联系国外嘉宾时，最好先发邮件，表明意图，1～2天后再根据时差在合适的时间段打电话进行确认和邀请。
（2）对于国内嘉宾，最好先打电话进行沟通，表明意图，如果对方有意愿出席会议，再将邀请函发送到对方邮箱。
（3）嘉宾联系人员最好不要随便更换，以保持关系的稳定。如果经常更换人员，一方面工作交接耗时耗力；另一方面也会使得嘉宾感到不稳定和陌生，极有可能影响到嘉宾邀请工作的顺利进行。
（4）对于电子邮件的发送和回复的落款，建议一直使用会议主办／承办单位的名称或者是嘉宾联系人员的名字，保持口径一致。
（5）在邀请嘉宾时，可能经常会接到来自嘉宾或者嘉宾的同事、助理等的电话，此时一定要保持清醒，站在工作的角度，问清对方是谁，必要时请对方留下联系方式等（尤其是座机无来电显示的情况下），以方便再次联系。
（6）对于重量级嘉宾，应亲自登门拜访进行面对面的沟通、邀请，以示尊重。在必要的情况下可与其签订协议，保证其能准时出席。
（7）嘉宾联系人在联系嘉宾前，应提前了解嘉宾的简历等信息，做到心中有数，避免不必要的尴尬。在进行电话联系前，应提前熟悉开场白和所要说的内容，尽量在30秒钟之内让对方弄清楚你所要表达的意图。必要时，可对嘉宾联系人员进行内部前测。
（8）对不同国家的节假日及风俗要有所了解，尽量不要在一些重要的节假日中联系嘉宾。例如信奉伊斯兰教的国家和地区，在斋月（伊斯兰历的9月）应尽量不要打扰嘉宾。
（9）做好文件管理工作。对于要发送给嘉宾的资料，应及时更新，防止发错。由于文案人员可能不止一名，建议在平时就加强文件管理意识，以时间十主题十人名的形式命名文件，避免混淆。另外，发送给嘉宾的文件最好使用通用版本.doc或者.exl等。尽量避免使用过高版本或者非国际通用的文件类型。
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