物流在线开单信息系统运行时，各相关部门在信息流中所扮演的角色和作用具体如下：
（1）仓库业务部门：它通过在线开单系统提供的界面访问远程数据库，通过客户名称和单据号码查找到客户远程开单的详细信息，通过验证单据密码和提货人的口令、证件号码，从而将远程数据库中客户远程开单的详细信息导人仓储系统。
（2）仓库管理或装卸部门：即惠龙港国际管理仓储管理系统和整个仓库网络的计算机中心，它包含生产数据库和远程数据库，存储货物的品种、品名、规格、材质、货位、库存等信息，以及包括客户远程开单在内的各种单据信息。当业务部门受理成功后，客户远程开单由远程数据库导入仓储系统；当仓储系统中各种货物或单据的信息发生更改时，信息由设置在数据库中的SQL触发器自动触发，使远程数据库中的相应信息发生更改，并提前安排装卸计划。提货人到仓库凭借着IC卡提货时，该部门相关人员利用PDA刷卡获知装卸信息，进行相应的操作。
（3）仓库安保部门：负责检查即将要出门的货物是否与发货单一致。当点清货物后，将实际发货的数量和重量填入计算机，进而直接打印出门证、出库单。
另外，客户指货主，即将货物存放到仓库的经销商。
提货人指卖货的单位或个人。
通过在线开单系统，整个业务过程无内部纸质单据，能提早做好装卸准备，客户提货无须等待，无须烦琐的换单过程，大大节约人力成本。
（三）项目着重点
惠龙港国际构建以仓储为核心的物流服务链，实现物流业务过程的优化，为客户提供高效、全面的物流服务。实现惠龙港国际仓储业务基本需求的同时，以降低作业强度、提高效率、降低差错率、提高服务为目的，打造一个实用、操作简单、安全、扩展性强的信息化平台。物流远程在线开单信息系统正是在仓储服务这块作了重大的贡献，对此系统着重做了如下几点的考虑与构建，以保证服务的质量。
1．数据安全
通过相关的方式方法实现数据库数据的定时安全备份，避免数据丢失；对各个操作的历史记录进行备份和保存，做到责任追踪有据可查；针对客户远程开单等相关涉及外网的操作，通过各种机制或方法实现数据加密保护，以避免由于客户账号被盗用而带来不必要的损失。
系统可以通过以下多种安全处理方式，以达到数据安全、做到责任追踪有据可查的目的。
（1）定时备份数据库，避免数据丢失；建立数据库安全备份机制。
（2）采用“痕迹管理”功能对所有业务单据的修改做好备份修改记录。
（3）对所有系统内的操作做好日志记录。
（4）采用系统内严格的权限控制。
（5）采用客户端绑定网卡的控制方式来实现客户端安全性管理。
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